Beheer of onderhoud je panden? Wil je weten hoe een locatie presteert op gebied van energieverbruik? Maak je locaties schoon? Of tal van andere gerelateerde vragen waar iets moet worden verrekend met verschillende formaten? Dan is een cijfer als oppervlakte een belangrijke factor welke in alle gevallen correct en bereikbaar moet zijn. Het klinkt als een eenvoudig vast cijfer, echter door de variaties die nodig zijn kan dit toch in de praktijk heel anders uitpakken. Business Intelligence kan inzicht voor de gehele organisatie creëren door data op de juiste manier vast te leggen, bereikbaar te maken en laten zien hoe het (voor dagelijks gebruik) ingezet kan worden!
Ga je aan de slag met een nieuw schoonmaakcontract? Dan draai je even een lijstje uit met de actuele vierkante meters Gebruik Oppervlakte (GO). Toetsen hoe zuinig een gebouw is? Dan zet je het verbruik even af tegen bijvoorbeeld de Bruto Vloer Oppervlakte (BVO). In het verleden had iemand wel ergens een Excel documentje liggen waar wat stukken op stond, al was dat geen match met welke oppervlakte op de vluchtwegplattegrond stond, en ook niet met de meters volgens de revisiestukken van de aannemer. Dat men dan even goed moet afstemmen welke waarde correct is, staat hier even buiten. De gewenste manier om de basis data op orde te brengen, doormiddel van het centralisatie, bereikbaarheid en accuraatheid, is oplosbaar. Eveneens als de bruikbare data binnen de gehele organisatie (geautomatiseerd) in te zetten. Maar hoe bereiken we dit?
Het op de juiste manier van omgaan met data ligt hieraan ten grondslag. Dit omvat het op de juiste plek opslaan, afgestemde manier van bewerken, mogelijk samenbrengen van diverse bronnen en vervolgens centraal gebruiken voor de diverse rapportages, Power BI overzichten of Excel formules.
Door goed af te stemmen welke tool, applicatie of data de waarheid is, kan bekeken worden hoe dit correct beheerd kan worden. Vaak bieden applicaties, waaronder Topdesk, modules waar gegevens van gebouwen en ruimtes ondergebracht kunnen worden waarbij er ook rechten tot een selectieve groep toegewezen kunnen worden om dit uit passende wijze gebruiksvriendelijk te beheren. Zoals we hiernaast illustreren dienen we goed na te denken over hoe en wat we in de verzameling data doen om het vervolgens optimaal te kunnen gebruiken. Dit zorgt voor een vastlegging van juiste feiten, data waar men op kan vertrouwen.
Data uit Topdesk kent diverse tabelvormen. Iedere gebruiker, behandelaar, ticket, vestiging etc. kent zijn eigen data-tabel. Maakt de organisatie gebruik van de Huisvestingsbeheer module? Dan kun je ook per gekoppelde ruimte de informatie over diverse oppervlaktes in Topdesk bijhouden. Bij het gebruiken van de data op een externe plek, liefst een vorm van Data Lake, heb je vervolgens beschikking tot een Vestiging en Ruimte tabel. Koppel je beide tabellen aan elkaar? Dan heb je beschikking over al je antwoorden op eerdere vragen. Nu er nog voor zorgen dat je het correct gaat gebruiken zodat de antwoorden beschikbaar zijn voor de organisatie.
Een duidelijk overzicht van BVO’s van alle locaties is een regelmatig voorkomende vraag, waar met enkele muisklikken een duidelijk Power BI Rapport het gevraagde inzicht kan geven. Met wat creativiteit kan men ook buitenruimtes of perceel oppervlaktes toevoegen als ruimtes, welke men op de juiste manier in of uit de data kan halen en tevens in een Power BI Rapport verwerken. Maak je het gebruiksvriendelijk genoeg voor gebruik? Dan kunnen gebruikers dit vervolgens makkelijk zelf vertalen naar de info die ze zoeken of/door de data richting Excel te exporteren (of voor de meer geavanceerde gebruiker: data beschikbaar maken in een data-kubus).
Maak je data publiekelijk en overzichtelijk in Power BI, zodat andere het kunnen exporteren voor hun (externe) informatiebehoeftes? Houdt dan vaak in gedachte: Hoe eenvoudiger het overzicht, hoe beter. Geef ze enkele sliders om de data te specificeren, maar houdt het bij de basis uitstraling. Dit behoudt de leesbaarheid in zowel de Power BI rapportage als de export in Excel.
Met de basis op orde hebben en houden, kun je echte meters maken voor het bieden van Business Intelligence! De correcte en beschikbare data over oppervlakte kun je voor diverse doelstellingen gebruiken. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan verbruiken van gas & elektra en duurzaamheidsgrenzen inzichtelijk te maken, zoals onderstaande Visual. Pas je dit op de juiste manier toe? Dan ontstaat in dit fictieve voorbeeld inzicht hoe duurzaam een gebouw is.
Maak je de data beschikbaar voor (externe) rapporten of exports? Dan kun je eerdere Visual over BVO’s eenvoudig exporteren naar de onderstaande Excel Uitdraai. Dat is werken met correcte cijfers, data-zekerheid, waar je echt iets mee kunt!
Juiste data, bruikbaar maken voor de juiste KPIs te meten en de vertaalslag maken in Visuals, processen en veranderingen vormt de basis en startpunt van Business Intelligence. Vervolgens kan dit gebruikt worden voor Story-Telling met een duidelijke Visual voor het wel of niet behalen van Paris Proof gebruik óf gebruikt worden voor makkelijke export voor extern gebruik. Het is daarom van cruciaal belang om te analyseren welke data binnen komt, binnen is, en wat ermee gedaan kan worden. Op die manier kunnen we garanderen dat de correcte data wordt gebruikt voor het correcte inzicht!
Meer artikels over hoe meerdere factoren en acties leiden tot Business Intelligence?
Die kun je eenvoudig vinden in het overzicht van mijn website: -hier-