Iedereen herkent de vraag wel, “Wat is de financiële stand van zaken deze maand?”. Visualisatie in een tabelvorm maakt financiële gegevens overzichtelijk. Maar maakt het overschot van deze informatie wel duidelijk wat we zoeken? Raken we niet verdwaalt of afgeleid? Gebruiken we wel de juiste visualisatie? Juiste Storytelling en Business Intelligence kunnen dit oplossen!
(Dit artikel maakt onderdeel uit van een serie van 3, links beneden)
“Ik ben facilitair projectleider over 12 kostenplaatsen met elk gemiddeld 5 grootboekrekeningen. Hoe staan mijn financiën er nu bij?” Met ongeveer 60 plekken waar kosten gemaakt worden zijn dit best een hoop onderdelen. En dan hebben we al schijnbaar kennis van boekhouden. Termen als kostenplaatsen en grootboekrekeningen is namelijk al een boekhoudkundige verdiepingsslag, welke niet per se voor de hoofdvraag nodig is. Een tabel met kostenplaatsen en grootboekrekeningen kan leiden tot een financieel oerwoud, maar hoe voorkomen we dat we door de bomen het bos niet meer zien?
Organisatorisch wordt de eerdere vraag over huidige financiële stand van zaken opgelost met een Tabel Visualisatie zoals in het fictieve voorbeeld hierboven. De kolommen voor kostensoorten zijn opgebouwd uit de Grootboek-Soort, Grootboek en Kostenplaats. Hierna volgen de Exploitatie Begroting, Exploitatie Uitgaven en Exploitatie Begroting -/- Uitgaven. Wens je alleen jouw deel van dit overzicht te zien? Dan dien je in het vorige voorbeeld alle 12 de kostenplaatsen waar je verantwoordelijk voor bent zelf te zoeken in de lijst en die te markeren. “Niet vergeten dat volgende maand we een kostenplaats splitsen en het 13 kostenplaatsen worden! En werd dat contract niet volledig gefactureerd in maand Maart?” De kans dat de cijfers niet matchen met de realiteit, of dat er een menselijke fout wordt gemaakt in denkwijze lijkt met deze toepassing niet onrealistisch..
Een passende oplossing kan niet van stakeholders eisen dat zij financieel onderlegt zijn. Daarnaast vereist de oplossing data zekerheid. oftewel wat er staat moet kloppen en voorkomt menselijke fouten. We beginnen aan een oplossing door de stakeholders de vraag te stellen welke minimaal 3 onderdelen zij altijd en direct beantwoord willen zien. We pellen de genoemde onderdelen als een ui af, met als doel prestatie indicatoren vast te stellen die nodig zijn om passende Storytelling toe te passen. Dit zorgt ervoor dat de stakeholders hun gestelde vraag herkenbaar terugvinden in het opgestelde rapport/dashboard.
Na een goed gesprek met de facilitair projectleider, gaf deze aan dat zijn behoefte gerelateerd zijn aan een 3-tal onderdelen. De projectleider is verantwoordelijk voor een grote hoeveelheid kosten, welke zijn te categoriseren onder (1) een vijftal hoofdactiviteiten. Voor elk van deze hoofdactiviteiten wil hij weten (2a) hoeveel het uiteindelijk te verwachte resultaat (2b) positief of negatief uitvalt. Voor duidelijkheid binnen het team is de eis dat het (3) duidelijk is welke van de vele werkzaamheden er vallen onder elke hoofdactiviteit.
Als oplossing is er voor de projectleider besloten om grootboekrekeningen en kostenplaatsen te verdelen in diverse categoriseren en vervolgens individuele herkenbare benamingen te geven. Een Meter Visual is hierbij een passende Visual om het resultaat te tonen, welke aansluit bij de eerder onderzochte behoefte van de projectleider. Met deze Visual kunnen we met de combinatie groen en rood duidelijk laten zien of en hoeveel resultaten positief of negatief zijn. Daarbij vertellen extra cijfers in Kaart Visuals cijfer details over het verwachte resultaat en zijn omschrijvingen toegevoegd om duidelijk te maken welke werkzaamheden vallen onder welke categorie kosten. Door de toepassing van deze Visuals transformeren we een grote tabel om naar een bruikbaar en herkenbaar Dashboard.
In onderstaande fictieve voorbeelden tonen we het verschil tussen de oude Tabel Visual en de nieuwe combinatie van Visuals. Het artikel gaat verder onder de weergaven.
Bovenstaande oplossing is echter niet compleet. Deze pagina van het Dashboard biedt slechts een antwoord op één onderdeel van de eerder gestelde Projectleider Facilitair vragen. Het geeft inzicht in de huidige situatie, op hoofdlijnen. Om verder aan de slag te gaan met individuele resultaten dienen we diepgaande vragen te stellen. De projectleider zal verwachten zelf een antwoord te kunnen vinden waarom in het fictieve voorbeeld het weergegeven resultaat op Facilitering negatief is.
Welke soort vragen dit zijn en hoe we dit met Business Intelligence en Storytelling oplossen, valt te lezen in het artikel “Wat maakt het verschil in visualisatie? Onderwerp: Meervoudige verdieping”.
Meer artikels over hoe meerdere factoren en acties leiden tot Business Intelligence?
Die kun je eenvoudig vinden in het overzicht van mijn website: -hier-