Uit ons vorig artikel kwam de vraag “Wat zorgt nu voor dat verwachte negatieve resultaat in de categorie Algemeen?”. Het is inzichtelijk dat er een negatief resultaat is, maar wat veroorzaakt dit resultaat? Valt er wellicht nog op te sturen? Of is dit niet te veranderen en zullen we komend jaar maatregelen moeten nemen dan wel meer budget moeten vragen? De gebruiker kunnen we in staat stellen hier zelf antwoord op te geven door goed gebruik te maken van Business Intelligence! Natuurlijk staan we de gebruiker graag bij om hem te begeleiden naar de gewenste situatie.
(Dit artikel maakt onderdeel uit van een serie van 3, links beneden)
In eerdere artikels hebben we omschreven hoe we van een Tabel Visual, waarbij financieel inzicht vereist is, om hebben gevormd tot een nieuw ontworpen Dashboard. Deze biedt de Facilitair Projectleider in één oogopslag duidelijkheid hoe hij er financieel voor staat voor zijn 60 kostensoorten. Wat deze projectleider echter opviel, is dat er op de kostensoort Algemeen en Facilitering een negatief resultaat is. Hierdoor ontstaan diverse vragen waaronder de vraagstelling waardoor het negatief is. Om antwoord te geven op deze vorm van vragen, dienen we de data overzichtelijk te verdiepen.
Na een analyse van de behoeftes, komt naar voren dat de informatiebehoefte tweeledig is. Voor het eerste deel: Voor elk van de 5 onderdelen (Algemeen, Facilitair, Voeding, Wagenpark & Afval) dient per onderliggend onderwerp de begroting, uitgaves dusver, prognose tot einde jaar en resultaat zichtbaar te zijn. Voor het tweede deel dient de stakeholder zelf te kunnen achterhalen welke facturen tot het getoonde resultaat leiden. Het eerste onderdeel van de verdieping maken we zichtbaar in een Tabel Visual, waarbij links van de Visual de herkenbare 5 onderdelen worden getoond en te selecteren zijn. Met de onderstaande helicopterview, tonen we in de Tabel Visual de fictieve begroting, uitgaven, prognose en resultaat cijfers in subcategorieën. Hierdoor kunnen we ontdekken waar de eerder vermelde bedragen uit zijn opgebouwd.
Uit bovenstaand overzicht vallen diverse details op binnen de subcategorieën: 2110 Personeel zijn kosten gemaakt, welke niet zijn begroot. 2140 Porti is de prognose een stuk hoger dan de realisatie, hier verwachten we mogelijk nog een paar facturen. Voor 2150 Archiefkosten is de aanname van prognose aanzienlijk hoger dan de uitgaven, echter zorgt dit niet voor een negatief resultaat. Dit kan onterecht zijn waardoor het resultaat weer flink mee zou kunnen vallen.
Deze en meer bevindingen, welke de gebruiker zelf kan vaststellen door het verhaal van de cijfers te lezen, kunnen verder worden onderzocht door de betreffende cijfers te selecteren. Dit zorgt voor de tweede verdiepingsslag, zelf facturen kunnen traceren welke zorgen voor het getoonde resultaat.
De tweede diepgang maken we door in te zoomen op één van de subcategorieën, in dit geval de categorie 2110 – Personeel. Selecteren we deze subcategorie, dan zien we in de Tabel Visual eronder de betreffende details te zien. Hiermee maken we op passende wijze factuur detail inzichtelijk waarmee valt te herleiden welke (onbegrote) kosten zijn gemaakt in deze subcategorie. Hierdoor kan de gebruiker zelf in staat worden gesteld om de gemaakte kosten te herleiden en verklaren. Mocht men de factuur ook willen inzien? Dan selecteert men de betreffende regel, waarna details zichtbaar zijn als Grootboek, Kostenplaats en Factuurnummer inclusief een link naar het facturatiesysteem voor directe inzagen.
Hoe de onderzoek pagina in zijn geheel uitziet, is uitgebeeld in het onderstaand voorbeeld met fictieve cijfers. Door kosten te selecteren en uit te vouwen zien de meer details met klikbare link in de Visual eronder.
Het artikel gaat verder onder de weergaven.
Kort samengevat: We nemen de gebruiker mee in het verhaal van zijn cijfers, oftewel verkort Storytelling. We tonen op de eerste pagina duidelijk zijn 5 categorieën kosten, welke we tekstueel toelichten waar de categorieën uit bestaan en tonen eenvoudig wat het verwachte resultaat is voor elke categorie. Mocht de gebruiker meer duidelijkheid over de cijfers van een categorie nodig hebben, dan plaatst hij de muis over de details en ziet hij door het Hoveren de uitleg. Wenst de gebruiker de diepte in te willen gaan om een resultaat zelf te herleiden, dan bieden wij hem de mogelijkheid dit zelf te kunnen onderzoeken. Dusdanig diep dat hij elke factuur kan vinden en verklaren.
Van helikopterview tot diep in de details, allen benodigde Business Intelligence om zelf correct en inzichtelijk keuzes te maken.
Eerdere artikels over hoe we van een tabel over gaan naar een visueel dashboard lees je in het eerste artikel -HIER-.
Hoe we diepgang creëren door met Hoveren en Onderzoeken meer diepgang te maken, lees je in het tweede artikel -HIER-.
Meer artikels over hoe meerdere factoren en acties leiden tot Business Intelligence?
Die kun je eenvoudig vinden in het overzicht van mijn website: -hier-